Zeitmanagement & Flexibilität

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Wie wichtig ist ein strukturierter Tagesablauf für meinen Alltag? Was ist wichtiger: Planung oder Flexibilität? 

Im Allgemeinen wird in Deutschland 40-Stunden die Woche gearbeitet. Manchmal mehr, manchmal weniger. Dabei ist eine Regelmäßigkeit der Arbeitsschritte notwenig, weil man es sonst nicht schafft einen Alltag herzustellen. Doch wie funktioniert dieses Konstrukt wenn man dabei ist ein Unternehmen aufzubauen und täglich auf die unterschiedlichsten Herausforderungen trifft?
 

Grundsätzlich ist mir Zeitmanagement sehr wichtig, da ich dann die Möglichkeit habe meine Arbeitszeit dann mit maximaler Produktivität ausnutzen kann. Auf dem Weg ins Büro führe ich die ersten Telefonate und priorisiere die für mich anstehenden Aufgaben, nach Dringlichkeit und Auswirkung.
Im Büro angekommen, lasse ich mir die Nachrichten und Geschehnisse der letzen Nacht von meinem Smart Speaker Alexa vorlesen um so auf den aktuellen Stand zu kommen.
Nachdem ich meine ToDo’s aufgeschrieben habe, fange ich an diese abzuarbeiten. Meistens lege dafür mein Handy zur Seite um mich voll auf eine Sache konzentrieren zu können. Wenn ich meine Aufmerksamkeit nur einer Tätigkeit schenke, schaffe ich es wesentlich produktiver zu sein, als wenn ich versuche drei Dinge gleichzeitig zu erledigen.


Wenn ich ununterbrochen an den Aufgaben sitze, schaffe ich einen Großteil der Arbeit in ein bis zwei Stunden. Dabei handelt es sich jedoch meistens um Aufgaben wie das schreiben von E-mails oder das erfassen von Fehlern in unserer Software etc. 


Wenn ich mich an kreative Aufgaben setze, ist es für mich schwierig das Ganze zeitlich zu begrenzen. Meistens hat man spontane Einfälle wie man ein Konzept verändern und entwerfen muss, damit bestimmte Prozesse besser ablaufen. Das passiert aber eher rund um die Uhr, als im Büro. Manchmal wache ich Nachts auf, kann nicht schlafen und habe dann die besten Gedanken und Einfälle. Dann gilt es sich aufzuraffen und diese noch in der Nacht aufzuschreiben und nicht bis zum nächsten Morgen zu warten. Das ist aber weniger Teil meiner Arbeit als einfach ein Produkt meiner Gedanken und Erlebnisse die ich am Tag habe.


Jetzt habe ich diesen Artikel aber Zeitmanagement & Flexibilität genannt um mir die Frage zu stellen ob diese beiden Arten der Einstellung zusammenpassen oder ob diese einen Gegenspruch darstellen.

Wie ich mir gut durchdachtes Zeitmanagement für einen Tag vorstelle habe ich bereits kurz angerissen. Was ist aber, wenn es zu spontanen Aufgaben kommt und ich diese sehr zeitnah erledigen muss?
 

Vor kurzem musste ich nach einem Anruf schnell ein Dokument an die Bank schicken, dass per Express am nächsten Tag ankommen sollte. Mein Tag war aber so voll mit dringenden Aufgaben, das ich mir ganz bewusst überlegte wie ich den kurzen Ausflug zur Post optimal nutzen kann. 


Ich nutze die Autofahrt zur Filiale um einen Anruf zu tätigen, der eigentlich später gewesen wäre. Bei der Post angekommen musste ich erst noch die großen Dokumentenumschläge kaufen, die man dort nur um 10er Pack erwerben konnte. Die Schlange vor mir bestand aus 5 Kunden, die alle noch bedient werden mussten. Die Adresse hatte ich noch nicht auf dem Umschlag, was bedeutete, dass ich erst die Umschläge kaufen musste um sie anschließend zu beschriften um sie danach abwiegen und frankieren zu lassen. Im Enddefekt bedeute das, dass ich zweimal am Schalter anstehen müsste um den Brief loszuschicken.

Deutlich schneller war ich dadurch, das ich die Packung der 10er Umschläge aufriss wären ich in der Schlange stand, um einen dieser Umschläge zu beschriften und die Dokumente dort hineinzulegen. Mal abgesehen davon, das meine Handschrift auf diesem Umschlag nicht die schönte war, habe ich mir dennoch ein paar Minuten Zeit gesparrt.


Mit diesem einfachen Beispiel möchte ich nicht aufzeigen das wir jede Sekunde so handeln sollen, sondern lediglich, dass wir unsere Arbeitszeit mit maximaler Effektivität nutzen sollen.


Ich halte nichts davon mich 8 Stunden ins Büro zu setzen und zwei Stunden davon verträumt in der Gegend herum zu sehen. Dann arbeite ich lieber nur 6 Stunde und dafür konzentrierter und effektiver.


Auf der anderen Seite kann es aber auch passieren, dass ich unerwartet einen Anruf bekomme und das Gespräch so wichtig ist, dass es eine oder zwei Stunden Zeit in Anspruch nimmt. Dann nehme ich mir die Zeit, weil auch die zwischenmenschlichen Kommunikationen sowohl für den Alltag, als auch für das Geschäft extrem wichtig ist.
Dies kann man häufig nicht auf seiner ToDo Liste planen und genau dann kommt die Flexibilität ins Spiel, welche ich vorhin erwähnt habe. 

Dann muss man sich trotz der vielen Aufgaben die Zeit nehmen können um Gespräch zu führen.
 

Diese Mischung macht einen gesunden Arbeitsalltag aus, zumindest soweit ich das für mich selbst beurteilen kann. 


Für mich Wiedersprechen sich Zeitmanagement und Flexibilität in diesem Bereich also keinesfalls. Struktur und Planung sorgen für effektives Arbeiten und Flexibilität verschafft Dir auf der anderen Seite auch die Zeit zum durchatmen, sodass man auch mal eine Stunde entspannen und nachdenken kann.